DSGVO und Produktdokumentation: Was Softwarehersteller beachten müssen
Audit-Logs, Datenexport, Löschfristen: Welche DSGVO-Anforderungen gelten für geschützte Online-Dokumentation?
Inhalt
Warum DSGVO bei Dokumentation relevant ist
Sobald Sie Kunden-Accounts für den Zugang zu Ihrer Dokumentation anlegen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten: Name, E-Mail-Adresse, IP-Adressen, Zugriffszeiten. Die DSGVO stellt klare Anforderungen an diese Verarbeitung.
Die wichtigsten Anforderungen
1. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
Die Verarbeitung ist durch die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) gedeckt: Der Kunde hat ein Produkt erworben und erhält Zugang zur zugehörigen Dokumentation. Für Audit-Logs greift das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
2. Audit-Logs und Aufbewahrungsfristen
Audit-Logs dokumentieren, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Diese Daten sind für Compliance unverzichtbar — müssen aber nach einer definierten Frist gelöscht werden. Eine Aufbewahrungsfrist von 12 Monaten ist branchenüblich.
3. Recht auf Datenexport (Art. 20)
Kunden können eine Kopie aller über sie gespeicherten Daten anfordern. Eine gute Plattform bietet dafür einen Self-Service-Export als JSON- oder CSV-Datei.
4. Recht auf Löschung (Art. 17)
Kunden können die Löschung ihres Accounts verlangen. In der Praxis bedeutet das: Personenbezogene Daten werden anonymisiert, Audit-Logs bleiben in anonymisierter Form bestehen (gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor).
5. Auftragsverarbeitung
Nutzen Sie eine SaaS-Plattform für Ihre Dokumentation, ist diese Ihr Auftragsverarbeiter. Achten Sie auf einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) und darauf, dass die Server in der EU stehen.
Checkliste für Ihre Dokumentationsplattform
- Audit-Logs mit automatischer Löschung nach 12 Monaten
- Self-Service-Datenexport für Endkunden
- Account-Löschung mit Anonymisierung
- Server-Standort in Deutschland/EU
- AVV mit dem Plattform-Anbieter
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
Fazit
DSGVO-Compliance bei Produktdokumentation ist kein Hexenwerk — aber sie muss von Anfang an mitgedacht werden. Wählen Sie eine Plattform, die diese Anforderungen nativ unterstützt.