Audit-Logs für Compliance: Wer hat wann auf welches Dokument zugegriffen?
Warum lückenlose Audit-Logs für regulierte Branchen Pflicht sind — und wie Sie sie richtig umsetzen.
Inhalt
Was Audit-Logs dokumentieren
Ein Audit-Log zeichnet jede relevante Aktion auf: wer, wann, von wo (IP-Adresse), was angesehen oder heruntergeladen wurde. Diese Informationen sind unverzichtbar für Compliance, Security-Audits und Streitfälle.
Typische Aktionen im Log
- Dokument angesehen — Zeitstempel, Benutzer, Dokument-ID
- Dokument heruntergeladen — inkl. Info über Wasserzeichen
- Zugang erteilt/widerrufen — wer hat wem Zugang gegeben?
- Login/Logout — Security-relevante Ereignisse
Compliance-Anforderungen
Aufbewahrungsfristen
Audit-Logs sollten mindestens 12 Monate aufbewahrt und danach automatisch gelöscht werden. Längere Fristen können durch branchenspezifische Regulierung vorgeschrieben sein.
Unveränderbarkeit
Logs dürfen nachträglich nicht verändert werden. Append-only Storage und Prüfsummen stellen die Integrität sicher.
Zugänglichkeit
Bei einem Audit müssen die Logs schnell und vollständig exportierbar sein — idealerweise als JSON oder CSV mit allen relevanten Feldern.
Fazit
Audit-Logs sind kein optionales Feature — sie sind die Grundlage für Compliance, Security und Vertrauen. Jede professionelle Dokumentationsplattform muss sie bieten.